El Consejo de Ministros ha aprobado el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

La norma establece que los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. No siendo válido emitir facturas en Excel, Word o Access.

Así, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de facturación de ‘alta’ deberán incluir, entre otros datos:

  • Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.
  • El número y, en su caso, serie de la factura.
  • La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.
  • El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada.
  • La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
  • Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

La norma también incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. En primer lugar, el denominado ‘hash’ encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella. En segundo, lugar la firma electrónica de los registros que no es necesario en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

El reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Sin embargo, para dar tiempo a los empresarios a realizar los cambios incluidos se fija la obligación de tener adaptados los sistemas a la normativa hasta el 1 de julio de 2025.

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